Bien communiquer en entreprise permet d’avoir une ambiance saine au travail. En effet, il arrive fréquemment que des malentendus ou des erreurs soient dus à un défaut de communication. De plus, si les informations circulent mal au sein de l’entreprise, cela joue sur la productivité des salariés et leur implication. Dans cet article, nous vous expliquons comment mettre en place une communication interne efficace.
Sommaires :
Comment instaurer une bonne communication en entreprise ?
Instaurer une bonne communication en entreprise passe par le partage d’informations et l’instauration d’outils adaptés pour faciliter leur diffusion. La première habitude à mettre en place en tant que chef d’entreprise ou manager et d’être à l’écoute des salariés. Si des dysfonctionnements, même minimes apparaissent, le mieux est d’en discuter rapidement avec l’ensemble de l’équipe ou la personne concernée de manière informelle, en entretien ou réunion.
La communication ne doit pas être unlilatérale, elle doit aussi valoriser l’opinion de chacun. C’est ce qui est développé dans le cadre du management participatif où l’ensemble de l’équipe est associée aux prises de décision.
Certains outils peuvent être mis en place pour structurer et optimiser la circulation de l’informations. Les boîtes mails des salariés sont souvent surchargées de messages. Afin de fluidifier davantage les échanges, vous pouvez opter pour l’un ou plusieurs des outils suivants. Vous pouvez :
- mettre en place un réseau intranet ;
- utiliser un outil de messagerie collaborative de type chat box ;
- choisir un logiciel de gestion de projets comme Trello, Asana ou Notion ;
- intégrer une messagerie composée de différents canaux comme Slack.
Ces outils permettent le partage d’informations selon des systèmes qui donnent la possibilité de la structurer et de faire passer les messages indépendamment d’une boîte mail. La plupart sont participatifs, et vous donnez des droits d’accès à une ou plusieurs personne ou créez des groupes en fonction des différents services de l’entreprise.
Quels sont les différents types de communication en entreprise ?
Il existe différents types de communication qui sont à mettre en place en entreprise. Ces différentes actions peuvent être conduites conjointement.
La communication opérationnelle
La communication opérationnelle désigne les échanges qui concernent le fonctionnement de l’entreprise et le respect des procédures. On distingue une communication descendante qui provient d’un supérieur hiérarchique et la communication ascendante où le salarié transmet une information à son supérieur. Il faut aussi favoriser le communication transversale qui initie le dialogue entre tous les membres de l’entreprise quel que soit leur statut.
Ainsi, la communication opérationnelle concerne tous les documents destinés à faire transiter les informations : lettre de mission, note de service ou fiche de poste. Elle inclut aussi l’onboarding qui est la procédure d’accueil d’un nouvel employé : présentation du poste, des missions, des aspects matériels etc.
Bien communiquer en entreprise passe nécessairement par des procédures, des outils et des documents qui donnent toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise et au travail des salariés. C’est un aspect concret de la communication interne.
La communication interpersonnelle
La communication interpersonnelle est celle qui se fait naturellement entre deux personnes. En entreprise, elle repose sur l’écoute et la qualité des échanges ainsi que la prise en compte de son destinataire. Elle suppose donc de s’adresser à tout salarié de manière appropriée, en valorisant la dimension humaine.
Plutôt que de mettre la pression à ses collaborateurs, ou faire des remarques sur les choses qui ne vont pas constamment, valorisez les points positifs. Les points à améliorer devront être abordés de manière constructive en faisant un entretien formel. Cet échange permet d’éclaircir la situation et de comprendre quels sont les problèmes rencontrés de votre point de vue et de celui du salarié. Par exemple, si celui-ci a du mal à boucler un dossier à une date prédéfinie, il faut établir si le problème est organisationnel ou d’un autre ordre, et tenter de trouver une solution.
La communication motivationnelle
La communication motivationnelle instaure une dynamique qui repose sur la motivation des collaborateurs pour leur faire atteindre plus facilement leurs objectifs. Elle doit également être pédagogique en donnant du sens au projet en le plaçant dans son contexte et en permettant à chaque salarié de connaitre la place qu’il occupe au cœur de ce projet.
C’est un management de proximité, qui vise à souder les équipes autour d’objectifs communs. Elle rend accessible les informations à tous et les vulgarise si besoin pour que chacun ait l’impression d’aller dans la même direction. C’est un levier pour susciter l’émulation.
Quels sont les avantages de bien communiquer en entreprise ?
Bien communiquer en entreprise a de nombreux avantages :
- prévenir les conflits en prenant connaissance des inquiétudes ou des difficultés de chacun ;
- diffuser les informations de manière cohérente et régulière ;
- obtenir un gain de temps avec une meilleure compréhension des consignes ;
- valoriser les salariés ;
- valoriser les qualités humaines ;
- créer une dynamique d’entreprise et motiver les équipes ;
- instaurer une bonne ambiance de travail ;
- impliquer chacun dans les projets de l’entreprises ;
- fidéliser et conserver ses équipes.
Quels sont les risques d’une mauvaise communication en interne ?
Si une entreprise néglige sa communication en interne, elle risque de :
- faire face à des difficultés ou des conflits ;
- ignorer les problèmes auxquels sont confrontés les collaborateurs ;
- mal gérer la diffusion des informations dans l’entreprise ;
- perdre du temps à cause d’une mauvaise gestion des informations à diffuser ;
- créer un sentiment de frustration des salariés ;
- adopter une rigueur qui engendre une ambiance de travail lourde ;
- avoir des équipes peu motivées ;
- ne pas atteindre les objectifs escomptés ;
- ne pas fidéliser ses équipes et perdre des collaborateurs.
Bien communiquer en entreprise consiste à savoir faire preuve de souplesse en sachant véritablement écouter les salariés et favoriser les échanges. Cela instaurera une bonne ambiance au travail mais permettra également de diffuser les informations de manière pertinente.
