Bien gérer un projet de groupe rassemble de nombreuses tâches dont le maître d’œuvre est le manager. Ce travail d’équipe doit être cadré et organisé pour arriver au résultat attendu. Cela nécessite de s’appuyer sur les compétences de chacun mais aussi des moyens pour faciliter le travail. Voici nos conseils pour l’organisation de la gestion de projet en entreprise.
Sommaires :
Être bien organisé dès le début du projet
Définir des objectifs à atteindre
La gestion de projet repose sur des objectifs clairement définis. Un besoin est apparu et nécessite une solution adaptée. C’est cette solution qui va se décliner en un ou plusieurs objectifs. Si votre besoin est d’augmenter les ventes d’un produit donné, il va falloir utiliser la méthode SMART pour obtenir un objectif :
- spécifique ;
- mesurable ;
- atteignable ;
- réaliste ;
- temporellement défini.
Ces cinq indicateurs permettent de vous guider. Si l’on reprend l’exemple précédent, on pourrait le définir ainsi : « augmenter les ventes de 20 % d’ici la fin de l’année 2020 pour obtenir un CA de 100 000 euros.» C’est cet objectif qui va se décliner en des tâches et actions concrètes à mettre en œuvre par l’équipe.
Organiser le travail afin de suivre vos objectifs
En amont, le rôle du manager va être de structurer le projet pour expliquer les objectifs à son équipe et pouvoir distribuer les tâches. Pour cela, il peut se servir d’un arbre à projet, une sorte de mindmap qui définit les objectifs, sous objectif et tâches. Cette outil permet de décomposer les différents niveaux du projet et de les visualiser. C’est une bonne façon de le présenter à son équipe pour planifier les étapes de réalisation par la suite.
Gérer un projet de groupe repose sur une organisation élaborée. Celle-ci repose sur une planification qui permet de découper le projet selon les missions à accomplir et les dates de rendu prévues. Elle doit permettre d’assurer le suivi et l’avancement de chaque mission. Un calendrier prévisionnel doit être établi. Un logiciel de gestion de projet comme Monday, Asana ou Airtable vous aidera à regrouper les informations et documents au même endroit et à fluidifier la circulation de ces dernières entre les membres de l’équipe.
Se mettre d’accord sur les tâches de chaque membre du groupe
Afin de déterminer la répartition des tâches pour être bien organisé et gagner en efficacité, il faut définir le rôle de chacun. Si l’entreprise possède différents services, ce sera plus simple. Si certaines personnes sont polyvalentes vous pourrez leur déléguer des tâches dans leur cadre de compétences. Les tâches importantes sont à diviser en sous-tâches. Puis, il faudra déterminer le moment où celle-ci doivent être faites en les planifiant. Certaines d’entre elles vont arriver au démarrage du projet, d’autres à la fin ou pourront être travaillées en parallèle. Le but est que cette répartition soit judicieuse et équilibrée.
Par exemple, le service communication peut avoir comme tâche à mettre en place un plan de communication. Ce plan peut inclure un calendrier de publication à diffuser sur les réseaux sociaux. Cette sous-tâche sera confiée au community manager de l’entreprise qui créera le contenu adapté et le publiera sur les réseaux choisis.
Au sein du groupe de travail, un équilibre doit être trouvé pour ne pas surcharger certaines personnes. La manager doit aussi donner à chacun les moyens matériels, financiers ou humains pour mener à bien ces tâches. Cela peut être l’abonnement à une plateforme pour planifier du contenu pour les réseaux sociaux pour que le community manager puisse faire son travail efficacement.
Bien gérer un projet de groupe : suivi et autonomie de l’équipe
Grâce à la planification du projet et à la répartition des tâches, le projet peut démarrer. La manager doit suivre l’équipe sans pour autant tout vouloir gérer. Il est indispensable de laisser un part d’autonomie aux collaborateurs, leurs compétences sont au service du projet.
Le manager doit contrôler petit à petit les avancées de chacun grâce aux logiciels de gestion de projet participatifs mise en place. Il doit veiller au respect du calendrier établi pendant la phase de planification. Faire un point régulièrement avec l’équipe durant des temps de réunion est nécessaire pour lever des blocages ou apporter une aide supplémentaire aux collaborateurs qui en auraient besoin.
Instaurer des deadlines
Chaque projet a une date butoir à respecter. L’objectif général que nous avions proposé en exemple indique que celui-ci doit être réalisé en fin d’année. Instaurer des deadlines pour chaque tâche est important. Celle-ci sont un levier qui permet à chacun de se projeter dans sa réalisation et son avancement.
Sans deadline, les collaborateurs seront moins efficace et un objectif demeure flou. Or, nous avons vu qu’un objectif SMART devait être temporellement défini. Il doit guider les actions et permettre de mesurer le travail accompli et celui qui reste à faire. La manager est le garant du respect des deadline. Il doit les rappeler si nécessaire aux membres de l’équipe et s’assurer que ceux-ci ont tous les moyens pour leur mise en œuvre.
Créer une cohésion d’équipe
La cohésion d’équipe ainsi qu’une bonne ambiance au travail sont deux éléments très importants pour la réussite d’un projet. Pour bien gérer un projet de groupe, il faut fédérer tous les collaborateurs impliqués. Cela passe par différents moyens :
- valorisation des compétences de chacun au sein du groupe ;
- mise en place de réunions régulières pour voir les avancées et blocages des membres du groupe ;
- gestion fluide des messages et informations ;
- prise en compte des points différents points de vue ;
- rappel des objectifs atteints et de ceux à atteindre.
Le chef de projet doit motiver ses équipes. Un projet à mener sur le long terme peut entraîner une certaine lassitude. Or, généralement, celle-ci provoque une baisse d’énergie et de productivité. Le rôle du manager est de ressentir ces moments de creux et d’insuffler de l’énergie à ses collaborateurs. Valoriser l’avancement du projet et les réussites est nécessaire. Il faut avoir une posture bienveillante tout en rappelant les deadline à atteindre.
De petits moments de convivialité seront instaurés au quotidien : pauses cafés, pause repas en commun, sortie au restaurant sur le temps de midi etc. Leur but est de souder l’équipe en dehors de la simple réalisation du projet. Bien gérer un projet de groupe implique aussi que le groupe puisse nouer des liens en dehors du cadre strict de l’entreprise.
Savoir communiquer
Evidemment, bien communiquer est l’un des points les plus importants du projet de groupe. Sans elle, il sera difficile d’avancer, et de mutualiser les efforts de l’équipe . Ainsi, le manager doit-il :
- être à l’écoute des besoins et difficultés du groupe et y répondre rapidement ;
- fournir aux collaborateurs du projet les bonnes informations en temps voulu ;
- faire remonter les blocages ou tensions qu’il ne peut pas résoudre lui-même ;
- organiser la diffusion des informations avec des outils adaptés (mailing, chatbox, réseaux intranet) ;
- devancer les crises ou les tensions et les désamorcer ;
- faire en sorte que chaque membre du groupe puisse s’exprimer :
- organiser des réunions régulières pour motiver son équipe et faire le point sur l’ensemble du projet ;
- organiser des entretiens individuels si besoin.
Donner libre cours à la créativité de chacun
Bien manager une équipe nécessite de poser un cadre structuré. Cependant, cela ne doit pas nuire à la créativité de vos collaborateurs. Ces derniers peuvent accomplir les tâches comme ils le désirent. Si leur manière de faire peuvent paraître inhabituelle ou originale, ce n’est pas pour autant que celle-ci ne sera pas efficaces. Ce sont précisément des initiatives comme celle-ci qui produisent l’innovation.
Les profils de votre groupe de travail sont variés, et cette richesse permet parfois de booster l’engagement de ses membres. Un aspect du projet est difficile à mener ? L’un de vos collaborateurs à une idée d’organisation surprenante mais qui pourrait débloquer la situation. Faites-lui confiance ! Il y a de fortes chances que cela vous ouvre d’autres horizons et fasse grandir l’équipe.
Gérer un projet de groupe, c’est être capable de fédérer les membres d’une équipe autour d’un travail qui fait sens. Pour cela, le chef de projet doit guider ses collaborateurs avec un cadre structurer et des objectifs SMART. Une organisation rigoureuse, une répartition des tâches pertinente, une bonne communication sont la clé d’une mise en œuvre réussie. Le suivi du projet doit être fait dans le respect des membres de l’équipe, dans une dynamique motivante et favoriser l’expression de la créativité de chacun.
Quels sont les meilleurs outils de gestion de projet ?
La gestion de projet est un élément essentiel pour assurer le succès et l’efficacité des projets au sein d’une entreprise. Pour cela, il existe aujourd’hui une multitude d’outils performants qui facilitent la planification, la collaboration et le suivi des projets. Vous pourrez alors apprendre plus facilement comment définir ses objectifs okr ?.
- Trello est un outil de gestion de projet visuel qui permet de créer des tableaux, des listes et des cartes pour organiser les tâches et les activités. Son interface simple et intuitive en fait un outil très apprécié des équipes.
- Asana offre une vue d’ensemble des projets en cours, permettant de suivre l’avancement des tâches et de définir des échéances. Cet outil facilite également la communication entre les membres de l’équipe.
- Monday.com propose une plateforme de gestion de projet complète avec des fonctionnalités de suivi du temps, de gestion des ressources et de planification des activités.
- Basecamp est un outil de gestion de projet simple et convivial qui met l’accent sur la collaboration et la communication entre les membres de l’équipe.
Jira est aussi un outil de gestion de projet puissant, principalement utilisé dans le développement logiciel, qui permet de suivre les problèmes et les bugs de manière efficace.
